Mit 25. Mai 2018 verstreicht die Vorbereitungsfrist und die Regelungen der neuen europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) werden wirksam. Laut einer aktuellen Umfrage unter den Unternehmensberaterinnen und Unternehmensberatern der Fachgruppe UBIT Wien sind knapp zwei Drittel der Wiener EPU und KMU noch unzureichend auf die DSGVO vorbereitet. Rund drei Viertel unterschätzen die Anforderungen, nur wenige erkennen die potenziellen Chancen, die sich durch die Anpassung an die Verordnung ergeben.

Wie fit sind die Wiener EPU und KMU in Bezug auf die neue DSGVO? – Diese Frage stand im Fokus einer Umfrage der Wiener Fachgruppe für Unternehmensberatung, Buchhaltung und Informationstechnologie (UBIT), die im März 2018 durchgeführt wurde. Die Ergebnisse der Befragung, an der über 200 Unternehmensberaterinnen und Unternehmensberater teilnahmen, zeigen auf, dass seitens der Unternehmen noch großer Nachholbedarf besteht. Wenige Wochen vor Inkrafttreten sind lediglich 35,3 Prozent sehr gut bis mittelmäßig auf die DSGVO vorbereitet, 64,7 Prozent haben sich bisher nur unzureichend bis gar nicht mit der neuen Verordnung beschäftigt und über 75 Prozent der Unternehmen unterschätzen die Anforderungen. „Auch wenn nun durch das am 20. April von der Regierung beschlossene Datenschutz-Deregulierungsgesetz 2018 das Prinzip ‚Beraten statt Strafen‘ in den Vordergrund gestellt wurde, empfehlen wir die Zeit jetzt für wichtige und sinnvolle Maßnahmen zu nutzen. So kann die DSGVO-Umsetzung dazu dienen, die Abläufe im Unternehmen mit Hilfe eines externen Experten zu beleuchten, Digitalisierung einzuführen, Parallel-Abläufe zu erkennen und abzustellen, Prozesse zu optimieren und so auch Einsparungspotentiale zu erwirken“, erklärt Mag. Martin Puaschitz, Obmann der Wiener Fachgruppe UBIT.

Viele Unternehmen sind unzureichend informiert

Laut den Experten der UBIT Wien sind nicht nur viele Unternehmen noch unzureichend vorbereitet, viele wissen über die konkreten Anforderungen, die die DSGVO auf ihr eigenes Unternehmen hat, nicht umfassend Bescheid. Nur lediglich 5,4 Prozent seien gut bis sehr gut informiert. Dieser Informationsmangel und die daraus resultierende Unwissenheit über die genauen Anforderungen wird daher auch mit 92,2 Prozent am häufigsten als Grund für die aufgeschobene Vorbereitung angegeben. Mit 73,6 Prozent wird das mangelnde Fachwissen, um alle technisch-organisatorischen Maßnahmen korrekt umzusetzen, als zweitgrößter Grund genannt, gefolgt von mangelndem Bewusstsein in der Führungsebene mit 61,3 Prozent. „Informationsmangel muss nicht sein!“, betont Puaschitz. „Wir möchten Unternehmen aller Branchen dazu einladen, die DSGVO-Expertise der Wiener Unternehmensberaterinnen und Unternehmensberater sowie IT-Spezialistinnen und IT-Spezialisten einzuholen und sich in den letzten Wochen vor dem 25. Mai noch umfassend zu informieren und vorzubereiten.“

Fehlender Überblick als große Herausforderung

Die Umfrage erhebt auch die größten Herausforderungen, mit denen sich EPU und KMU bei der Anpassung konfrontiert sehen. Für nahezu jedes dieser Unternehmen, 92,6 Prozent, bereitet demnach die Identifikation der Risikobereiche und die vollständige Erfassung aller Datenverarbeitungsprozesse Schwierigkeiten. Knapp 84 Prozent haben aus der Erfahrung der Unternehmensberatungen zudem Probleme damit, die internen Prozesse entsprechend einzurichten. „Es zeigt sich oft, dass der Großteil der EPU und KMU das Thema Datenschutz nicht als geschäftsübergreifende Thematik und somit als Führungsaufgabe verstehen, sondern eher als primär juristische und technische Angelegenheiten ansehen. Dabei ist es der erste Schritt, alle Geschäftsprozesse, sowohl digital als auch analog, zu analysieren und zu reorganisieren“, weiß Mag. Claudia M Strohmaier, Berufsgruppensprecherin für Unternehmensberatung der Wiener Fachgruppe UBIT aus Erfahrung. Im nächsten Step wartet dann die nächste Herausforderung: So geben die Befragten an, dass für rund 75 Prozent der Wiener EPU und KMU die Anpassung der IT-Infrastruktur eine weitere große Hürde darstellt.

Die Unternehmensberaterin fasst zusammen: „Viele Unternehmen haben Probleme damit, den Überblick über alle relevanten Aspekte der DSGVO zu behalten. Geringer Informationsgrad und eine falsche Einschätzung der Anforderungen führen dazu, dass EPU und KMU ob der Auswirkungen auf ihr Unternehmen unsicher sind und in weiterer Folge bei den Maßnahmen zur Anpassung Schwierigkeiten haben. Grund dafür sind sicher auch die oft schwammig und komplex formulierten Punkte der Verordnung.‟ Mangelndes Fachwissen und Zeitmangel kommen erschwerend hinzu, wie die Ergebnisse der Umfrage zeigen. Dabei sei das grundlegende Interesse der Unternehmen am neuen Datenschutz sehr hoch. Auf ihren Websites verzeichnet die Wirtschaftskammer einen enormen Anstieg der Zugriffe auf Seiten zu Datenschutzthemen. Seit März 2017 waren es mehr als 1.000.000 Aufrufe. Auch die Informationsveranstaltungen und Webinare seien laufend ausgebucht – so hat die Wirtschaftskammer Wien bis dato über 17.000 Unternehmen in mehr als 100 Veranstaltungen über die DSGVO informiert. Im Endspurt vor dem Inkrafttreten intensiviert sie erneut ihr Informationsangebot auf allen Kanälen.

DSGVO bringt auch viele Chancen mit sich

Ein weiteres Ergebnis der Umfrage zeigt, dass kaum eines der EPU oder KMU in der Anpassung an die Anforderungen der DSGVO einen Vorteil sieht. Nur wenige erkennen bisher die Chance, die Prozesse dadurch zu modernisieren – die Mehrheit sieht in der DSGVO primär eine Belastung. Daher betont die Fachgruppe UBIT Wien in ihrem Aufruf an die Unternehmen, sich so rasch wie möglich mit der DSGVO zu befassen und auch verstärkt die potenziellen Chancen zu beachten, die die Anpassung mit sich bringt. So kann Strohmaier aus Erfahrung berichten, dass Unternehmen von der umfassenden Ist-Analyse des Datenflows ihrer Geschäftsprozesse mehr profitieren, als ihnen die Umstellung an Zeit und Geld kostet. „Eine umfassende Analyse ist der Grundstein, um das Unternehmen optimal auf die Verordnung vorzubereiten. Durch sie erkennen viele Unternehmen oft erst versteckte Innovations- und Optimierungspotenziale“, so die Expertin.

Auch der Fachgruppen-Obmann betont die Vorteile von effizienteren und somit kostengünstigeren Prozessen. „Die Umstellung bietet die Möglichkeit, endlich historisch gewachsene Altlasten loszuwerden und Strukturen effizienter zu gestalten. Darüber hinaus sind DSGVO-konforme Prozesse ein starkes Zeichen gegenüber Kunden und Vertragspartnern“, so Puaschitz. Doch um die Chancen zu nutzen, sei eine gründliche und vor allem professionelle Vorgehensweise entscheidend. Diese braucht Zeit. Daher raten die Experten, externe Unterstützung ins Boot zu holen, die speziell auf das Sichten solcher Potenziale und auf die neue DSGVO spezialisiert sind. Hierfür bietet die Wirtschaftskammer unter www.ubit.at/datenschutz ein eigenes Verzeichnis an, in dem Experten und Dienstleistungsunternehmen zum Thema DSGVO aufgelistet werden. Auch Förderungen von Beratungen werden angeboten: So setzte sich die Wirtschaftskammer Wien beispielsweise für Initiativen wie KMU Digital (www.kmudigital.at) ein, die Unternehmerinnen und Unternehmern das breite Potenzial an Chancen durch die Digitalisierung vermittelt.

Über die Berufsgruppe Unternehmensberatung der Fachgruppe UBIT Wien

Mit rund 21.000 Mitgliedern ist die Wiener Fachgruppe für Unternehmensberatung, Buchhaltung und Informationstechnologie (UBIT) die größte Fachgruppe Österreichs und vertritt als Standesvertretung deren Anliegen und Interessen. Die Berufsgruppe Unternehmensberatung besteht aus knapp 7.500 Wiener Unternehmensberaterinnen und Unternehmensberatern, die umfangreiche Beratungsfelder abdecken und zu den wichtigsten Know-how-Lieferanten für die Wiener Wirtschaft gehören. Die Berufsgruppe setzt sich vor allem für ein stärkeres Bewusstsein über die Möglichkeiten und Potenziale professioneller Unternehmensberatung ein. Übergeordnetes Ziel ist es, Wien als attraktiven Standort für wissensbasierte Dienstleistungen zu etablieren.

www.ubit.at/wien

Foto:” Mag. Claudia M Strohmaier (Berufsgruppensprecherin Unternehmensberatung der Fachgruppe UBIT Wien)”

Fotocredit: © Anja-Lene Melchert

Quelle: Fachgruppe UBIT Wien